システム保守
事務部門の紙媒体による業務フローを電子化のご提案から保守作業にて事務効率を改善
お客様の契約事務部門において、申込書/インプット確認票/エラー状況/契約台帳管理など、紙媒体による事務作業の状況でした。
当社メンバーはシステム保守としてお客様オフィスに常勤しており、これら事務作業の状況と課題を確認し、事務効率改善につながる施策として紙媒体から電子化に切り替えるご提案をいたしました。
システム化についても通常の保守作業枠として実施していくこととして、あらためてお客様の追加予算を設けずにスタートいたしました。
対応方法として、下記プロセスを経てシステムを開発いたしました。
・事務部門の現状と課題・問題点を整理
・新旧事務フローを作成し、新事務フローによる効率化部分を見える化
・新事務として必要となるシステム機能を整理し、具体的な方式設計を実施
・新事務要領を事務部門と協議し、システム機能のブラッシュアップ
・開発スケジュールと概算工数を見積り、既存保守作業に対する割り当て工数案を策定
・お客様のご了解を経て、通常保守テーマとして個々のシステム機能開発を実施
・新事務フローを作成しサービスイン
これらシステムは機能は基幹系システムに修正を施すことなく、EUC等の周辺システムを利用して開発していくことを前提しました。
そうすることで基幹系システムの影響を回避するとともに、オープンソースなどを利用した低コストで開発生産性の高いシステム方式に取り組めました。
紙媒体から電子化になることで当然ながら事務効率は改善いたしましたが、あわせて不備率の大きな削減となりました。 さらに、紙媒体を管理するうえでのキャビネットなどのオフィス什器を増床する懸念もなくなり、お客様への貢献度合いは大変高いものと評価されました。
当社は保守作業を通じて、お客様のシステムおよび事務の改善に向けた施策を思考し、他社事例なども踏まえたご提案としていくことを常に心がけております。